Ultimo aggiornamento: 5 maggio 2026
Real Estate Xchange Ltd (“REX”, “noi”, “ci”, “nostro/a”) si impegna a tutelare i tuoi dati personali. La presente Informativa sulla Privacy descrive come raccogliamo, utilizziamo, condividiamo e proteggiamo i tuoi dati personali quando interagisci con noi, in conformità al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati del Regno Unito (“UK GDPR”), al Data Protection Act 2018 e al Privacy and Electronic Communications Regulations 2003 (“PECR”).
La presente Informativa va letta congiuntamente alla nostra Cookie Policy e alle nostre Condizioni d’Uso, disponibili sul nostro sito.
1. Chi siamo
Titolare del Trattamento: Real Estate Xchange Ltd, società costituita in Inghilterra e Galles con numero di registrazione 08979930.
Sede legale: 62 St Martin’s Lane, Londra WC2N 4JS, Regno Unito.
Contatti: info@realestatexchange.co.uk · +44 (0) 20 3807 4884 · www.realestatexchange.it
Numero di registrazione presso l’Information Commissioner’s Office (ICO): ZA284919.
REX non ha nominato un Data Protection Officer obbligatorio per legge, ma le richieste in materia di protezione dei dati possono essere indirizzate ai recapiti sopra indicati e saranno gestite dalla persona competente all’interno di REX.
2. A chi si applica la presente Informativa
La presente Informativa si applica a tutti gli individui i cui dati personali sono trattati da REX in relazione ai propri servizi immobiliari. Le principali categorie di interessati sono:
- Candidati alla locazione e potenziali inquilini (compresi i loro garanti e occupanti maggiorenni)
- Inquilini durante e dopo una locazione conclusa tramite REX
- Proprietari (landlord) che incaricano REX di locare, gestire o vendere immobili
- Potenziali acquirenti e venditori di immobili residenziali o commerciali
- Investitori e clienti dei nostri servizi di consulenza o private agent
- Visitatori del nostro sito web e destinatari delle nostre comunicazioni
Ove una sezione della presente Informativa si applichi solo a specifiche categorie di interessati, ciò viene espressamente indicato.
3. I dati personali che raccogliamo
A seconda del rapporto che hai con noi, possiamo raccogliere e trattare le seguenti categorie di dati personali:
3.1 Dati identificativi e di contatto
Titolo, nome e cognome legali, data di nascita, nazionalità, fotografia (ove fornita), numeri di telefono, indirizzo email, indirizzi attuali e precedenti e altre informazioni identificative analoghe.
3.2 Dati di candidatura e referenze
Status occupazionale, reddito annuo lordo (dichiarato e verificato), dati del datore di lavoro, dati del corso di studi (per gli studenti), dati pensionistici (per i pensionati), storico locativo, referenze del locatore attuale, storia creditizia, decisioni di tribunali del Regno Unito (CCJ) e analoghe informazioni creditizie negative, dichiarate da te o ottenute tramite agenzie di referenze per inquilini.
3.3 Dati Right to Rent e verifica identità
Documenti di identità (passaporto, carta d’identità nazionale, biometric residence permit, share code), prova dello status di immigrazione e i registri della verifica Right to Rent svolta ai sensi dell’Immigration Act 2014. Questi documenti sono conservati separatamente nel nostro fascicolo di compliance e non sono allegati al contratto di locazione.
3.4 Dati finanziari
Coordinate bancarie per pagamenti e rimborsi, importi del holding deposit e del deposito cauzionale, storico dei pagamenti del canone e delle spese, eventuali importi dovuti a noi o a un cliente proprietario. Non conserviamo i dati delle carte di credito. Ove applicabile, raccogliamo documenti AML/KYC richiesti dal Money Laundering Regulations 2017.
3.5 Dati di locazione e gestione immobiliare
Dettagli del contratto di locazione, inventari, verbali di stato dell’immobile, registri di manutenzione e riparazioni, visite di tecnici, certificati di conformità (Gas Safety, EICR, EPC), corrispondenza relativa all’immobile, reclami e eventuali controversie.
3.6 Dati relativi a vendite, acquisti e investimenti
Preferenze immobiliari, storico delle visite, offerte ricevute e formulate, documentazione della transazione, documentazione sulla provenienza dei fondi ove richiesta, comunicazioni con avvocati e altri consulenti professionali.
3.7 Dati di marketing e di navigazione
Preferenze di marketing, storico delle comunicazioni, dati d’uso del sito web, dati relativi ai cookie (vedi la nostra Cookie Policy separata), indirizzo IP e informazioni tecniche analoghe.
3.8 Categorie particolari di dati
Non raccogliamo abitualmente categorie particolari di dati (come dati relativi a salute, religione o dati biometrici). Ove tu fornisca volontariamente tali informazioni (ad esempio, segnalando una disabilità o un’esigenza di accessibilità per organizzare una visita all’immobile, oppure richiedendo un adeguamento ragionevole ai sensi dell’Equality Act 2010), li trattiamo esclusivamente per la finalità per cui sono stati forniti e solo con il tuo consenso esplicito o un’altra base giuridica ai sensi dell’Articolo 9 UK GDPR.
4. Come raccogliamo i tuoi dati personali
Raccogliamo i tuoi dati personali attraverso i seguenti canali:
- Direttamente da te, quando compili i nostri moduli di candidatura, ci contatti, ci dai un incarico, partecipi a una visita o interagisci con il nostro sito.
- Da terzi che agiscono per tuo conto, come il tuo avvocato, commercialista, consulente fiscale o rappresentante autorizzato.
- Da agenzie di referenze e centrali rischio creditizie, quando svolgiamo controlli sulla tua candidatura.
- Da fonti pubbliche, come Companies House, Land Registry, registri professionali e informazioni di pubblico dominio, ove lecito e proporzionato.
- Da partner e fornitori di servizi, come portali immobiliari (Rightmove, Zoopla e analoghi) quando invii una richiesta tramite essi.
5. Perché trattiamo i tuoi dati personali e su quale base giuridica
Trattiamo i tuoi dati personali per le finalità di seguito indicate, sulla base di una o più basi giuridiche elencate nella tabella sottostante.
| Base giuridica | Tipico utilizzo da parte di REX |
|---|---|
| Esecuzione del contratto — Art. 6(1)(b) | Trattamento della tua candidatura, gestione della locazione, gestione di incarichi di compravendita, gestione dei pagamenti e fornitura dei servizi richiesti. |
| Obbligo legale — Art. 6(1)(c) | Verifiche Right to Rent (Immigration Act 2014), protezione del deposito cauzionale (Housing Act 2004), verifiche AML/KYC ove applicabili (Money Laundering Regulations 2017), tenuta dei registri HMRC, gestione dei reclami obbligatoria per legge, ordini del tribunale. |
| Legittimo interesse — Art. 6(1)(f) | Verifica dell’identità, prevenzione delle frodi, recupero crediti, comunicazioni con potenziali landlord o acquirenti su una candidatura o un’offerta, gestione delle nostre operazioni di business, invio di aggiornamenti immobiliari ove abbia già un rapporto con noi. |
| Consenso — Art. 6(1)(a) | Comunicazioni di marketing via email o telefono ove richiesto, alcuni cookie non essenziali sul nostro sito, servizi opzionali che non fanno parte del contratto principale. |
Ove ci basiamo sul legittimo interesse, abbiamo svolto una valutazione per assicurarci che i nostri interessi non prevalgano sui tuoi interessi, diritti e libertà. Hai il diritto di opporti al trattamento basato sul legittimo interesse — vedi Sezione 9.
6. Con chi condividiamo i tuoi dati personali
Condividiamo i tuoi dati personali solo con i destinatari di seguito indicati e solo nella misura necessaria per le finalità di cui alla presente Informativa.
| Categoria di destinatario | Finalità |
|---|---|
| Potenziali landlord, acquirenti, venditori o committenti | Per dare seguito alla tua candidatura, transazione o richiesta di servizio e comunicare gli esiti rilevanti. |
| Agenzie di referenze per inquilini | HomeLet, o altra agenzia di referenze utilizzata di volta in volta, per svolgere verifiche di referenze, di affordability e di identità. |
| Centrali rischio creditizie | Per svolgere verifiche creditizie nell’ambito del processo di referencing. Le centrali rischio registrano la nostra ricerca. |
| Schema di protezione del deposito | The Deposit Protection Service (DPS), schema Custodial, per registrare e proteggere il deposito cauzionale ai sensi dell’Housing Act 2004. |
| Manutentori e fornitori di servizi sull’immobile | Recapiti limitati e informazioni di accesso per consentire interventi di riparazione, gas, elettrici o altri lavori di compliance, ove tu sia un inquilino o un cliente proprietario. |
| Consulenti professionali | Avvocati, commercialisti, consulenti fiscali e altri consulenti legali o di compliance autorizzati che operano per REX o, su tua autorizzazione, per te. |
| Fornitori software e IT (responsabili del trattamento) | Software di property management (come Alto), fornitori di email e document management, cloud storage, firma elettronica (come DocuSign), tutti vincolati da accordi di trattamento ai sensi dell’Articolo 28 UK GDPR. |
| Fornitori antifrode e recupero crediti | Ove lecito e proporzionato, per investigare sospette frodi o recuperare somme legittimamente dovute. |
| Autorità pubbliche e regolatori | HMRC, Home Office (per il Right to Rent), enti locali, tribunali, Information Commissioner’s Office, Financial Conduct Authority e altri enti ove la legge ci imponga di condividere informazioni. |
| Schema di redress | The Property Ombudsman (TPO), Membership No. T00371, in caso di reclamo che richieda il rinvio allo schema di redress. |
REX non vende i tuoi dati personali a terzi in alcuna circostanza.
7. Trasferimenti internazionali dei tuoi dati personali
La maggior parte dei nostri trattamenti avviene nel Regno Unito. Tuttavia, in determinate circostanze possiamo trasferire i tuoi dati personali al di fuori del Regno Unito, ad esempio:
- Quando un landlord, acquirente, venditore o investitore ha sede al di fuori del Regno Unito (in particolare in Italia o in altri Paesi UE) e il trasferimento è necessario per eseguire il contratto o per adottare misure precontrattuali.
- Quando uno dei nostri fornitori di servizi (ad esempio, un cloud o email provider) tratta i dati in un’altra giurisdizione.
Quando trasferiamo i tuoi dati personali fuori dal Regno Unito, garantiamo l’adozione di adeguate garanzie ai sensi dell’Articolo 46 UK GDPR, come decisioni di adeguatezza, lo UK International Data Transfer Agreement, lo UK Addendum alle Standard Contractual Clauses UE o altri meccanismi leciti di trasferimento. Puoi richiedere copia delle garanzie scrivendo all’email sopra indicata.
8. Per quanto tempo conserviamo i tuoi dati personali
Conserviamo i tuoi dati personali solo per il tempo necessario alle finalità per cui sono stati raccolti, inclusi obblighi legali, contabili o di rendicontazione. I principali periodi di conservazione sono riassunti di seguito.
| Categoria di documenti | Periodo di conservazione |
|---|---|
| Pratiche di candidatura locativa (con esito positivo) | Per la durata della locazione più sei anni successivi (Limitation Act 1980 e obblighi di tenuta documentale HMRC). |
| Pratiche di candidatura locativa (con esito negativo) | Fino a dodici mesi dalla data della decisione, salvo periodo più lungo richiesto per prevenzione frodi, audit o azioni legali. |
| Documenti Right to Rent | Per la durata della locazione più il periodo previsto dalle linee guida del Home Office (attualmente almeno un anno dopo la fine della locazione). |
| Documenti di gestione locativa | Per la durata della locazione più sei anni successivi. |
| Documenti AML/KYC (ove applicabili) | Cinque anni dalla fine del rapporto d’affari o dal completamento della transazione (Money Laundering Regulations 2017). |
| Documenti di compravendita | Sei anni dal completamento della transazione. |
| Documenti contabili e fiscali | Sei anni dalla fine del relativo esercizio contabile. |
| Dati di marketing | Fino a revoca del consenso, opposizione o quando i dati non sono più rilevanti, a seconda di quale evento si verifichi prima. |
Ove conserviamo dati anonimizzati per finalità analitiche o statistiche, possiamo conservarli a tempo indeterminato senza ulteriori comunicazioni.
9. I tuoi diritti ai sensi dell’UK GDPR
Hai i seguenti diritti in relazione ai tuoi dati personali:
- Diritto di accesso (Art. 15) — ottenere copia dei dati personali che deteniamo su di te e informazioni su come li trattiamo.
- Diritto di rettifica (Art. 16) — chiederci di correggere dati personali inesatti o incompleti.
- Diritto alla cancellazione (Art. 17) — chiederci di cancellare dati personali che non sono più necessari o che trattiamo illecitamente (con eccezioni di legge, in particolare il nostro obbligo di conservare determinati documenti).
- Diritto alla limitazione del trattamento (Art. 18) — chiederci di limitare il trattamento dei tuoi dati in determinate circostanze.
- Diritto alla portabilità (Art. 20) — ricevere i dati personali che ci hai fornito in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e trasmetterli a un altro titolare, ove il trattamento si basi su consenso o contratto e sia svolto con mezzi automatizzati.
- Diritto di opposizione (Art. 21) — al trattamento basato sul legittimo interesse e al marketing diretto in qualsiasi momento.
- Diritto di revocare il consenso ove il trattamento si basi sul consenso. La revoca non pregiudica la liceità del trattamento eseguito prima della revoca.
- Diritto di non essere sottoposto a decisioni automatizzate (Art. 22) — vedi Sezione 10.
Per esercitare questi diritti, contattaci all’indirizzo info@realestatexchange.co.uk. Risponderemo entro un mese, o prima ove possibile. Potremmo dover verificare la tua identità prima di rispondere.
Diritto di reclamo all’ICO. Se ritieni che il nostro trattamento dei tuoi dati personali non rispetti la normativa sulla protezione dei dati, hai il diritto di presentare reclamo all’Information Commissioner’s Office (ICO) sul sito ico.org.uk o chiamando lo 0303 123 1113. Apprezzeremmo, tuttavia, l’opportunità di affrontare prima le tue preoccupazioni direttamente con noi.
10. Decisioni automatizzate e profilazione
Il nostro processo di referencing può comportare una valutazione automatizzata da parte dell’agenzia di referencing (come HomeLet), basata su scoring creditizio e di affordability. Questo trattamento automatizzato è necessario per concludere o eseguire il contratto di locazione. Hai il diritto di richiedere una revisione umana di qualsiasi decisione che ti riguardi significativamente e che si basi esclusivamente sul trattamento automatizzato, di esprimere il tuo punto di vista e di contestare la decisione. Contattaci all’indirizzo info@realestatexchange.co.uk per esercitare questo diritto.
11. Sicurezza dei tuoi dati personali
REX adotta misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i tuoi dati personali da accessi non autorizzati, perdita, alterazione o divulgazione. Tali misure includono controlli di accesso, crittografia in transito, cloud storage sicuro, garanzie contrattuali con i nostri responsabili e formazione del personale. Quando utilizziamo software di terzi (come il nostro property management system o piattaforme di firma elettronica), selezioniamo fornitori che soddisfano standard di sicurezza adeguati e stipuliamo accordi di trattamento ai sensi dell’Articolo 28 UK GDPR.
In caso di violazione dei dati personali che possa comportare un rischio per i tuoi diritti e libertà, notificheremo l’ICO entro 72 ore ove richiesto e ti informeremo senza ingiustificato ritardo ove il rischio sia probabilmente elevato.
12. Altre affiliazioni professionali e di redress
Oltre allo schema di redress sopra indicato (The Property Ombudsman, Membership No. T00371), REX mantiene le seguenti affiliazioni, che non incidono sul percorso di redress applicabile a una locazione o ad altra transazione:
- UK Association of Letting Agents (UKALA) membership
- Property Redress Scheme membership (PRS018717), mantenuta tramite UKALA, distinta dallo schema di redress statutario sopra indicato
Queste affiliazioni sono elencate per trasparenza e non creano un percorso di redress alternativo per i servizi che forniamo.
13. Modifiche alla presente Informativa
Possiamo aggiornare la presente Informativa di volta in volta. La versione più recente è quella pubblicata su www.realestatexchange.it, con la data dell’ultimo aggiornamento indicata in cima al documento. Comunicheremo le modifiche sostanziali con mezzi idonei (ad esempio via email o tramite avviso ben visibile sul nostro sito).
14. Contattaci
Per qualsiasi domanda sulla presente Informativa o sulle nostre modalità di trattamento dei tuoi dati personali, contattaci a:
Real Estate Xchange Ltd
62 St Martin’s Lane, Londra WC2N 4JS
Email: info@realestatexchange.co.uk
Telefono: +44 (0) 20 3807 4884
